会議が始まる前になると、なんとなく落ち着かなくなることってありませんか。
資料は確認したはずなのに、「何か忘れていないかな」と気になってしまう。
自分が説明する立場だと、「ちゃんと話せるかな」と少し緊張する。
上司や役職の高い人が参加する会議だと、変なことを言わないようにと考えすぎてしまう。
質問されるかもしれないと思って、直前まで資料を見返してしまうこともありますよね。
オンライン会議なら、別の仕事をしていた流れのまま会議が始まってしまって、頭の切り替えが間に合わないこともあります。
会議が始まってから、「あれを言えばよかった」と思いつくこともある。
逆に、いろいろ考えすぎて最初の一言が出てこないこともあります。
40代になると、会議に参加するだけではなく、自分が説明したり、
意見を求められたり、進行する側になることも増えてきます。
若い頃とは違う種類の緊張を感じる場面もありますよね。
しかも、会議そのものよりも、「会議が始まるまで」に疲れてしまうことがあります。
まだ何も始まっていないのに、頭の中ではすでに何度も会議をやっている。
「あの質問が来たらどうしよう」
「この数字を聞かれたら確認しないと」
「前回の話も出るかもしれない」
そんなことを考えているうちに、会議の時間になる。
こういう状態で会議に入ると、必要以上に緊張してしまうことがあります。
私も、会議前に資料を何度も見直していた時期があります。
もちろん資料の確認は必要なんですが、直前まで情報を詰め込んでいると、
逆に頭の中がごちゃごちゃすることがあります。
そこで、会議が始まる前の3分だけ、自分の頭と気持ちを整える時間を作ってみます。
私はこれを「メンタルウォームアップ」と考えています。
スポーツでも、いきなり本番を始めることは少ないですよね。
少し体を動かしてから本番に入るように、仕事でもいきなり会議モードに入るのではなく、
3分くらいかけて頭を切り替えてから参加する。
これなら忙しい日でも、比較的やりやすいと思います。
今回は、会議前にできる3分間の簡単なルーティンについて書いてみます。
会議前のメンタルウォームアップとは
会議前のメンタルウォームアップとは、会議で無理に自信を持とうとすることではありません。
簡単に言えば、「今から会議に入る」と頭を切り替えるための短い準備時間です。
仕事をしていると、会議の直前までメールを確認していたり、別の仕事をしていたりしますよね。
その状態から、急に会議が始まります。
頭の中には、さっきまでやっていた仕事のことが残っています。
そこに会議の資料や発言内容が入ってくるので、気持ちが追いつかないことがあります。
特に40代になると、仕事で考えることも増えてきます。
自分が発言するだけではなく、部下のことや会社のこと、取引先との関係など、
いろいろなことを考えながら会議に参加する場面もあります。
だから、会議前にほんの少しだけ「今から何をするのか」を整理しておくわけです。
時間は3分で十分です。
1分目は「今の状態」を確認する
最初の1分は、何かを頑張る時間ではありません。
まず、今の自分の状態を確認します。
椅子に座ったままでもいいですし、会議室の前で少し立ち止まってもいいです。
スマホを見ながらではなく、いったん画面から目を離します。
そして、ゆっくり呼吸します。
ここで難しい呼吸法をする必要はないと思います。
鼻から息を吸って、ゆっくり吐くくらいで十分です。
そのときに、自分が少し焦っているのか、それとも落ち着いているのかを確認します。
「ちょっと緊張しているな」
くらいでもいいです。
緊張していることに気づいたからといって、無理に消そうとしなくて大丈夫です。
会議の前に緊張するのは、珍しいことではありません。
私の場合は、緊張しているときに「緊張しているな」と自分で気づくだけでも、少し落ち着きます。
それまで頭の中で漠然としていたものが、言葉になった感じですね。
ここで大事なのは、自分の状態を良くしようとしすぎないことです。
疲れていたら「今日はちょっと疲れているな」でいいです。
緊張していたら「少し緊張しているな」でいいです。
そのくらいの確認で十分です。
2分目は「今日の会議で何をするか」を1つ決める
次の1分では、会議で自分が何をするのかを1つだけ考えます。
ここで、会議の内容を全部整理しようとしないことです。
資料を最初から最後まで読み返す必要もありません。
「今日の会議では、何を持ち帰ればいいのか」
「自分は何を確認したいのか」
「自分から何を伝えればいいのか」
この中から、一つだけ決めます。
例えば、自分が説明する会議なら、
「今日はこの部分をきちんと説明する」
くらいでいいと思います。
何かを確認する会議なら、
「この質問だけは忘れない」
でもいいです。
会議にはいろいろな議題があります。
全部を完璧に処理しようとすると、それだけで頭が疲れてしまいます。
もちろん仕事なので、必要な準備はしておく必要があります。
ただ、会議直前の3分では、細かいことを増やすより、
頭の中の焦点を一つに絞ったほうが入りやすいと思います。
私なら、
「今日はこれだけは確認する」
というものを一つ決めてから会議に入ります。
それ以外のことは、会議が始まってから考えればいい。
そう思っておくと、少し気持ちが楽になります。
3分目は「最初の一言」を決める
最後の1分では、会議が始まったときの最初の行動を決めます。
これは意外と大事です。
人は最初の数秒で、「どうしよう」と迷うと、その後も少し動きが遅くなることがあります。
なので、会議が始まったら何をするかをあらかじめ決めておきます。
例えば、自分が説明する側なら、
「今日はこの件について説明します」
と最初の一言だけ決めておく。
質問をする側なら、
「まず一点確認させてください」
と決めておく。
司会をするなら、
「それでは始めます」
と決めておく。
これだけです。
全部の話し方を頭の中でシミュレーションする必要はありません。
最初の一言だけ決まっていると、会議が始まったときに入りやすくなります。
私も、会議前に「あれを言って、次にこれを言って」と細かく考えすぎると、逆に緊張することがあります。
最初だけ決めておいて、その後はその場で進めるくらいがちょうどいいのかもしれません。
なぜ3分なのか
では、なぜ3分なのか。
正直なところ、3分でなければいけないという話ではありません。
1分でもいいですし、5分でもいいと思います。
ただ、仕事中に10分、20分とメンタルを整える時間を取るのは、なかなか難しいですよね。
会議と会議の間にそんな時間がないことも多いです。
その点、3分なら作りやすいです。
会議室に入る前の3分。
パソコンを閉じてから会議が始まるまでの3分。
オンライン会議なら、開始3分前に一度別の作業を止める。
これなら現実的です。
メンタル管理というと、何か特別なことをしないといけないように感じるかもしれません。
でも、仕事中にできることは、案外こういう小さなものだったりします。
40代は「緊張しないこと」より「戻すこと」を考える
40代になって思うのは、仕事で緊張する場面はなくならないということです。
立場が変われば、違う種類の緊張があります。
若い頃は、上司の前で発表することに緊張していた。
今は、自分が説明する側になって、別の意味で緊張する。
そんなこともありますよね。
だから、緊張しない自分を目指すより、緊張したときに自分を戻せる方法を持っておくほうが使いやすいと思っています。
会議前に少し呼吸する。
今の自分の状態を確認する。
今日やることを一つ決める。
最初の一言を決める。
これくらいなら、忙しい日でもできます。
もちろん、毎回やらなくてもいいです。
「今日はちょっと気持ちが落ち着かないな」
という日に使えばいいと思います。
会議前に資料を見すぎない
もう一つ、個人的には気をつけたいと思っていることがあります。
それが、会議直前の資料の見すぎです。
不安になると、もう一度資料を見たくなりますよね。
「あれ、ここ大丈夫だったかな」
と思って確認して、また別のところが気になってくる。
それで、また確認する。
気づいたら会議が始まる直前になっている。
これをやると、知識は増えているはずなのに、気持ちは落ち着いていないことがあります。
もちろん重要な数字や発言内容を確認することは必要です。
ただ、最後の3分くらいは、新しい情報を入れる時間ではなく、今持っている情報を整理する時間にしてもいいと思います。
「準備はここまで」
と区切るわけですね。
これだけでも、頭の中の忙しさが少し変わります。
オンライン会議でも使える
この3分ルーティンは、オンライン会議でもできます。
むしろオンライン会議のほうが、意識しないと切り替えが難しいかもしれません。
パソコンでメールを見ていたら、そのまま会議の画面が開いて始まる。
そんなこともありますよね。
オンラインの場合は、開始3分前に一度メールやチャットを閉じます。
画面を見ながら深呼吸して、今日の会議で自分が確認したいことを一つ考える。
最後に、最初に話すことを決める。
これで十分です。
会議が始まる直前まで別の仕事をしている状態から、少しだけ区切りを作るわけです。
3分で変わるのは「自分の気持ち」より「入り方」
3分ルーティンをやったからといって、急に堂々と話せるようになるわけではありません。
そこは期待しすぎないほうがいいと思います。
緊張するときは緊張します。
うまく話せない日もあります。
会議で思ったことを言えなかったり、後から「あれを言えばよかった」と思うこともあります。
それでも、会議に入る前に一度自分を整えておくと、少なくとも「何となく始まってしまった」という感じは減ります。
個人的には、そこが一番使いやすいところです。
会議の内容を完璧にコントロールすることはできません。
相手が何を言うかも分かりません。
予定していなかった質問が出てくることもあります。
だから、全部を準備するのではなく、自分が会議に入る状態だけは少し整えておく。
そのくらいでいいと思います。
まとめ
会議前の3分間でやることは、難しいことではありません。
最初の1分で、今の自分の状態を確認します。
次の1分で、今日の会議で自分がやることを一つ決めます。
最後の1分で、会議が始まったときの最初の一言を決めます。
これだけです。
毎回きっちり3分やる必要もありません。
会議前に少し落ち着かないときに、「そういえば3分だけ整えてから入ろう」と思い出せれば十分です。
40代になると、仕事そのものよりも、仕事の前にいろいろ考えて疲れてしまうことがあります。
会議もその一つですよね。
資料を見すぎたり、相手の反応を考えすぎたり、まだ始まっていないことを頭の中で何度も繰り返したりします。
そういうときは、会議が始まる前の3分だけ、いったん仕事を止めてみる。
私はこのくらいのメンタル管理が、仕事の中では続けやすいと思っています。
会議の前に少し呼吸して、今日やることを一つ決めて、最初の一言だけ考える。
それで準備は終わり。
あとは会議が始まってから、その場で考えればいいと思います。
記事を最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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